Personvernerklæring for Advokatfirmaet Øraker AS

Gyldig fra 20.07.2018

1. Innledning

Denne personvernerklæringen gjelder for Advokatfirmaet Øraker AS. Personvernerklæringen beskriver de tilfeller der vi behandler personopplysninger og på hvilket grunnlag.
Formålet med denne personvernerklæringen er å informere om vår behandling av personopplysninger i samsvar med de krav som følger av den nye personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR). Begge lovverk trådte i kraft 20.07.2018.
Vår behandling av personopplysninger inkluderer følgende personer:

Privatkunder
Klienter i straffesaker
Kontaktpersoner hos virksomhetskunder
Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
Personer som er involvert i saker vi bistår i
Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
Besøkende på vår nettside

Behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som beskrevet i det følgende er Advokatfirmaet Øraker AS ved styret. Alle henvendelser vedrørende personvern kan sendes til Hanne Elise Skare og Kjartan Kjærvik.

2. Behandlingsformål og behandlingsgrunnlag (rettslig grunnlag)

Advokatfirmaet Øraker AS driver advokatvirksomhet på vegne av privatkunder og virksomhetskunder. Vår behandling av personopplysninger er derfor knyttet til utøvelsen av slik virksomhet.

Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke mer spesifikke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen (heretter kalt «behandlingsgrunnlag» eller «grunnlag»).

Etablering av klientforhold

Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktsavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder, og hvis relevant, kredittverdighet. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.

I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Kundekontrollen gjennomføres ved at vi registrerer fullt navn eller foretaksnavn, fødselsnummer/organisasjonsnummer, fast adresse og referanse til legitimasjon benyttet til identifikasjonsbekreftelse. Dersom klienten ikke møter personlig ved vårt kontor, vil vi innhente og lagre bekreftet kopi av vedkommendes legitimasjon. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Dersom vi kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjon slik som fullt navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse i vårt saksbehandlingssystem. For privatkunder er registreringen av kontaktopplysninger nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virksomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Sakshåndtering: Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller av annen korrespondanse i saken. Behandlingen av disse personopplysningene har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (avtale) for privatkunder og i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder.

I noen saker får vi også tilgang til særlige personopplysninger (tidligere sensitive personopplysninger), f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene grunnlag i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningen (ny 2018) § 11.

Klientadministrasjon: Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av kunden. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder har det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Vi oppbevarer saksdokumenter i 10 år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til kunden og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell.

Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.

Behandlingsgrunnlaget for lagring og oppbevaring av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11. Dette gjelder både for privat- og virksomhetskunder.

Fakturering: For å fakturere salær i forbindelse med et oppdrag benytter vi lagrede kontaktopplysninger for den aktuelle kunden. Vi benytter hovedsakelig oppgitte adresse til hhv. virksomhetskunde og privatkunde. Dersom vedkommende kunde samtykker, benyttes også oppgitte e-post-adresse for utsendelse av faktura.

Behandlingsgrunnlaget for dette er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (avtale) for privatkunder.

IT-drift og sikkerhet: Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

3. Deling av personopplysninger

Vi lagrer ingen opplysninger lokalt ved vårt kontor, men har avtale med selskapet Smart Solution AS om levering av en ASP-tjeneste (skytjeneste). Her ligger også våre lisenser til Microsoft Office-produkter, regnskapsprogramvare fra Vitec Infoeasy AS og time/sak system fra Advisor AS. Dersom våre leverandører bruker underleverandører stilles de samme krav til godkjenning og sikkerhet fra dem – herunder at det er inngått databehandleravtaler.

4. Dine rettigheter

Dersom vi har lagret personopplysninger om deg har du rettigheter i disse. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

Trekke samtykke tilbake: Dersom du har gitt samtykke til at vi kan behandle dine personopplysninger til et bestemt formål, kan du når som helst trekke ditt samtykke tilbake. Du bes da rette en henvendelse til oss om dette. Kontaktinformasjon følger nedenfor i punkt 7.

Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

5. Sikkerhet

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Tilgang til personopplysninger er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine arbeidsoppgaver.
Vi har vedtatt interne IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

6. Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

7. Kontakt oss

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss her:

Postadresse: Advokatfirmaet Øraker AS, Postboks 3, 8459 Melbu
Telefon: 76 15 78 33